Skip to content

Nu kastar jag alla mina kvitton…eller?

OBS! Artikeln handlar om ett lagförslag som ännu (2024-02-02) inte (men förhoppningsvis snart) är verklighet!

Enligt bokföringslagen är alla företag tvungna att arkivera kvitton, fakturor och andra verifikationsunderlag på papper om de har tagits emot på papper (och som e-post/pdf om de tagits emot på det sättet). Om du idag digitaliserar (fotar) dina papperskvitton/underlag etc kan du kasta dem efter fyra år. Detta har länge ansetts omodernt och många har krävt att regelverket ska ses över. Elektroniska originalkvitton har till exempel inte behövt skrivas ut för att sparas utan kan arkiveras i sin ursprungliga elektroniska form. Nu finns ÄNTLIGEN ett lagförslag om att papperskvitton kan kastas så snart du digitaliserat dem (för skyldigheten att ha en ordnad bokföring ändras ju inte). Om lagen går igenom behöver papperskvitton inte längre sparas utan kan alltså kastas så snart de skannats/fotats och bokförts.

Exakt hur lagen kommer att utformas återstår att se och vilka lättnader det blir för landets företagare efter en sådan regeländring får framtiden utvisa. Tänk på att det är en stor fördel att redan nu använda de verktyg som idag finns från programleverantörerna att skanna kvitton. Använd den app som fortnox/visma/whatever du använder faktiskt redan tillhandahåller! Om du inte använder apparna utan bara fotar kvitton med din mobilkamera så kan du se fram emot ett monstruöst helvete när du sedan ska para ihop dina kvittobilder med rätt transaktion…för det måste du fortfarande göra, såklart. Och ingen redovisningskonsult blir glad av att få en mängd kvitton med olika automatgenererade filnamn skickade till sig i mejlen med förväntningen om att kostnaden ska bli lägre nu “då allt är digitalt”… 🙂

Så nja, släng dem inte ännu!

Men även om du använder apparna – se till att du också namnger bilderna (eller använder leverantörens tjänst för tolkning). När en bild bara skickas in (i detta fallet fortnox) blir ofta resultatet som nedan. Vad tror du – går det snabbare eller tar det längre tid att leta upp det där kvittot på 238:- kontorspennor nu, mot när man hade dem liggande framför sig på skrivbordet? Det låter skönt att slippa papperskvitton men det kräver ett nytt och kanske till och med ännu mer disciplinerat arbetssätt. Så snälla – prata med din redovisningskonsult i god tid innan du kastar dina gamla kvitton…